{"id":1886,"date":"2022-12-31T00:00:00","date_gmt":"2022-12-30T23:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wwwneu.strehle.de\/tim\/weblog\/archives\/2022\/12\/31\/1645-2\/"},"modified":"2025-10-30T13:54:02","modified_gmt":"2025-10-30T12:54:02","slug":"1645-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.strehle.de\/tim\/weblog\/archives\/2022\/12\/31\/1645-2\/","title":{"rendered":"Checkliste f\u00fcr die Auswahl eines DAM-Systems"},"content":{"rendered":"\n<p>Durch meinen <a href=\"\/tim\/weblog\/archives\/2017\/07\/31\/1624\/\">Wechsel vom DAM-Anbieter zum DAM-Kunden<\/a> vor f\u00fcnf Jahren habe ich noch einiges dazugelernt \u00fcber die Kriterien bei der Digital Asset Management-Systemauswahl.<\/p>\n\n\n\n<p>Hier sammele ich \u2013&nbsp;f\u00fcr das n\u00e4chste Mal, wenn ich an der Auswahl eines DAM-Systems beteiligt bin \u2013&nbsp;Themen, die man vorbereitend durchdenken sollte, und Anforderungen, die f\u00fcr Kunden nicht ungew\u00f6hnlich sind, die aber l\u00e4ngst nicht jedes Produkt erf\u00fcllt und die deshalb gut geeignet sind, den Vertriebler bei der Demo zum Schwitzen zu bringen \ud83d\ude09:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Zielsetzung<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wof\u00fcr ist die Anwendung gedacht? Archiv, Eingang f\u00fcr Agenturmaterial, Creative Workflows (\u201cwork in progress\u201d), Content-Produktionssystem, Distribution nach au\u00dfen (Verkauf von Content, \u00f6ffentliches Archiv)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie sehen die Arbeitsabl\u00e4ufe aus, in denen die Anwendung benutzt wird? Welche Anwender-Rollen sind beteiligt?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Datenmodell<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Welche Entit\u00e4ten werden verwaltet (Bilder\/Grafiken\/Videos\/Texte, Bilderserien, Auftr\u00e4ge, Events\/Shootings, Produkte, Urheber\/Fotografen, Vertr\u00e4ge)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie werden Ver\u00f6ffentlichungen (welches Asset wann wo verwendet) verwaltet?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie werden Nutzungsrechte (welches Asset darf wer wof\u00fcr verwenden) verwaltet?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie kann man Entit\u00e4ten gruppieren (Ordner, Mappen, Alben, Sammlungen, dynamisch aus Metadaten)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie kann man Entit\u00e4ten verkn\u00fcpfen (uni- oder bidirektionale Links, unterschiedliche Link-Typen wie \u201crelated\u201d, \u201ccontains\u201d)?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Felder sind pro Entit\u00e4t vorhanden? Auf welchen Standards (IPTC, XMP, EXIF, schema.org) basieren die Felder? K\u00f6nnen unbegrenzt eigene Felder angelegt werden?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Feldtypen gibt es (Text, formatierter Text, Datum, Datum + Uhrzeit + Zeitzone, Zahl, W\u00e4hrung, Ja\/Nein, Mehrfachwerte)?<\/li>\n\n\n\n<li>Werden Wertelisten (Key\/Value) und hierarchische Listen (Thesaurus) unterst\u00fctzt, sind sie durchsuchbar, sind sie in mehrere Sprachen \u00fcbersetzbar?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie werden Entit\u00e4ten eindeutig identifiziert (numerische ID, UUID, URL)?<\/li>\n\n\n\n<li>Gibt es eine \u00c4nderungshistorie f\u00fcr Entit\u00e4ten?<\/li>\n\n\n\n<li>Gibt es einen \u201cPapierkorb\u201d, aus dem gel\u00f6schte Daten wiederhergestellt werden k\u00f6nnen?<\/li>\n\n\n\n<li>Werden f\u00fcr Dateien fr\u00fchere Versionen vorgehalten? K\u00f6nnen von einer Datei mehrere Varianten erzeugt werden, die miteinander verkn\u00fcpft sind und sich Metadaten teilen?<\/li>\n\n\n\n<li>Ist die Anwendung mandantenf\u00e4hig? Worauf bezieht sich die Mandantenf\u00e4higkeit, was l\u00e4sst sich getrennt verwalten, was gemeinsam nutzen?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie passen Entit\u00e4ten, Felder, IDs zu den Daten in unseren anderen Anwendungen?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Import und Dateiformate<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Kann man komfortabel mehrere Dateien gleichzeitig uploaden und Metadaten hinzuf\u00fcgen?<\/li>\n\n\n\n<li>K\u00f6nnen beliebige Dateiformate importiert werden?<\/li>\n\n\n\n<li>F\u00fcr welche Dateiformate und Farbr\u00e4ume werden Vorschaubilder berechnet, bei welchen ist der enthaltene Text durchsuchbar?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche eingebetteten Metadaten (IPTC, XMP, EXIF, ID3) werden beim Import ausgelesen? Wie werden sie auf die Felder gemappt?<\/li>\n\n\n\n<li>Sind bei Vorschaubildberechnung und Text-\/Metadaten-Auslesen Problemf\u00e4lle ber\u00fccksichtigt (sehr gro\u00dfe Bild-\/PDF-\/Office-\/Video-Dateien, sehr gro\u00dfe eingebettete Metadaten, Schutz vor eingebettetem Code und Viren)?<\/li>\n\n\n\n<li>Mit welchem Tool werden eingebettete Metadaten gelesen und geschrieben? (Industriestandard ist ExifTool)<\/li>\n\n\n\n<li>K\u00f6nnen Videos und animierte GIFs in der Anwendung angezeigt (gestreamt) werden?<\/li>\n\n\n\n<li>K\u00f6nnen sichtbare Wasserzeichen automatisch in Vorschaubilder eingerechnet werden?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie werden beim Import \/ Upload Duplikate erkannt? Was passiert mit ihnen?<\/li>\n\n\n\n<li>Wenn in der Anwendung Metadaten ge\u00e4ndert werden, werden dann eingebettete Metadaten direkt in den Dateien aktualisiert, oder bleiben die Dateien unver\u00e4ndert (und werden dann beim Download die ge\u00e4nderten Metadaten eingebettet)?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Suche<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Welche Suchtechnologie wird eingesetzt (z. B. Elasticsearch)?<\/li>\n\n\n\n<li>Kann nach ausnahmslos allen Entit\u00e4ten, Feldern und Strukturen gesucht werden?<\/li>\n\n\n\n<li>L\u00e4sst sich \u00fcber Metadaten und Berechtigungen steuern, wer welche Daten im Suchergebnis sieht, wer welche Daten bearbeiten und Aktionen durchf\u00fchren kann?<\/li>\n\n\n\n<li>Werden passende Suchbegriffe bei der Eingabe vorgeschlagen?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Suchoperatoren werden unterst\u00fctzt (AND, OR, NOT, Klammern)? Wird eine etablierte Abfragesyntax verwendet (z. B. Lucene Query Syntax)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie schnell sind komplexe Suchen in gro\u00dfen Datenbest\u00e4nden?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie komfortabel ist die Navigation (Bl\u00e4ttern, Scrollen) durch gro\u00dfe Suchergebnisse?<\/li>\n\n\n\n<li>Nach wievielen Millisekunden sind Daten\u00e4nderungen suchbar (Index-Aktualisierung)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wird man \u201clive\u201d \u00fcber neue Suchergebnisse informiert? Kann man das Suchergebnis aktualisieren, um sie anzuzeigen?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Workflows<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Kann man Dateien auschecken, bearbeiten und wieder einchecken? Sind sie f\u00fcr versehentliches paralleles Bearbeiten gesperrt?<\/li>\n\n\n\n<li>Kann man Dateien\/Versionen in der Anwendung markieren und kommentieren?<\/li>\n\n\n\n<li>Kann man mehrere Assets auf einmal bearbeiten (Multiedit\/Batch-Bearbeitung)? Gibt es eine \u201cSuchen und Ersetzen\u201d-Funktion?<\/li>\n\n\n\n<li>Gibt es Undo\/R\u00fcckg\u00e4ngig beim Bearbeiten?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie k\u00f6nnen Assets und Gruppen von Assets intern und mit Externen geteilt werden?<\/li>\n\n\n\n<li>K\u00f6nnen Externe Dateien hochladen, kommentieren, bewerten, sortieren, bearbeiten?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie l\u00e4sst sich ein Freigabe-Workflow realisieren?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie k\u00f6nnen Assets nachtr\u00e4glich zur\u00fcckgezogen werden?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie kann man Workflows realisieren, die mehrere Assets umfassen, sich \u00fcber mehrere Systeme erstrecken, automatische und manuelle Schritte kombinieren?<\/li>\n\n\n\n<li>Sind zeitgesteuerte Workflows m\u00f6glich (\u201cnach X Tagen verschieben\u201d)?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Customizing, Integration mit anderen Systemen<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Mit welchen anderen Systemen muss die Anwendung zusammenspielen (Web CMS, Print-Redaktionssystem, Abrechnungssystem\u2026)?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Daten sollen mit anderen Systemen geteilt werden? Wie werden sie bei \u00c4nderungen zwischen den Systemen abgeglichen?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie funktionieren Authentifizierung (mit Anbindung an vorhandenes LDAP\/AD), Single Sign-On, Benutzergruppen, Berechtigungsmodell?<\/li>\n\n\n\n<li>F\u00fcr welche Daten und Formate gibt es fertige Import- und Exportfunktionen?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche fertigen Integrationen mit anderen Anwendungen und Protokollen (Adobe Creative Suite, Microsoft Office, Zapier, AWS S3, SFTP, lokale Hotfolder, E-Mail etc.) gibt es?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche APIs (und Webhooks) stellt die Anwendung zur Verf\u00fcgung, wie sieht die Dokumentation und das Entwicklerforum aus, welche Funktionen haben andere Kunden damit bereits umgesetzt?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie ist die API abgesichert (Authentifizierung, Berechtigungen)? Gibt es Transaktionen und Locking f\u00fcr Schreibzugriffe?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie kann die Oberfl\u00e4che der Anwendung konfiguriert werden (Branding, verschiedene Ansichten)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie kann die Oberfl\u00e4che um eigene Funktionalit\u00e4t erweitert werden (Plugins)?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Arten von \u201cDeep Links\u201d sind m\u00f6glich, damit aus anderen Anwendungen direkt auf Entit\u00e4ten oder Suchen verlinkt werden kann?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie erfolgt die Datenmigration aus der alten Anwendung? Wie ein ggf. notwendiger vor\u00fcbergehender Parallelbetrieb?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Software allgemein: Betrieb, Sicherheit usw.<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Selbst installiert \/ gehostet oder durch Anbieter bereitgestellt?<\/li>\n\n\n\n<li>Architektur: Server\/VMs oder Container oder Cloud-Services?<\/li>\n\n\n\n<li>Technologie: welche Programmiersprache, Datenbank, Webserver, Volltextsuche, Storage, Cache, Message Broker usw.?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie steht es um Verf\u00fcgbarkeit, Ausfallsicherheit, Backup, Disaster Recovery, Monitoring, Alerting, Logging?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Konfigurations\u00e4nderungen und Wartungsarbeiten erfordern einen Neustart? Wieviel Downtime ist bei einem Update (Versionswechsel) der Anwendung oder gr\u00f6\u00dferen Wartungen (Reindex) zu erwarten?<\/li>\n\n\n\n<li>Skalierbarkeit: Mit welchen Datenmengen nutzen andere Kunden die Anwendung (wie lange dauert bei ihnen Suche und Import)? L\u00e4sst sie sich bei Bedarf hochskalieren?<\/li>\n\n\n\n<li>Web-Anwendung (in aktuellen Browsern und auch auf Mobilger\u00e4ten nutzbar) oder nativer Client\/App?<\/li>\n\n\n\n<li>Security: Wird Verschl\u00fcsselung (HTTPS) verwendet? Auf welchem Versionsstand sind alle verwendeten Komponenten? Werden sie regelm\u00e4\u00dfig aktualisiert, um Sicherheitsl\u00fccken zu schlie\u00dfen? Werden regelm\u00e4\u00dfig unabh\u00e4ngige Security-Audits durchgef\u00fchrt?<\/li>\n\n\n\n<li>Ist die Konformit\u00e4t mit relevanten Vorschriften gegeben (GDPR, DSGVO)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie sieht die Roadmap f\u00fcr die Weiterentwicklung aus? Wie h\u00e4ufig gibt es Updates, wie sehen die Release Notes der letzten Jahre aus?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie sind Kundenservice und Support organisiert (welche Kan\u00e4le gibt es, wie schnell und qualifiziert wird geholfen, was leistet der Hersteller, was der Partner)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie ist es um die Softwarequalit\u00e4t bestellt? Werden bekannte Bugs transparent kommuniziert und kurzfristig behoben, gibt es ein (vollst\u00e4ndiges) ChangeLog f\u00fcr jede Version?<\/li>\n\n\n\n<li>Last but not least: Wie sieht es mit Lizenzen, Kosten und Vertr\u00e4gen aus?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Interessantes Material<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.thedamplaybook.com\/methodology\/10-core-dam-characteristics\/\">10 Core DAM Characteristics<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.dammaturitymodel.org\/\">DAM Maturity Model<\/a><br><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Update (2023-01-02):<\/em> Danke an <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/philipp-eliasch-08174b18\/\">Philipp Eliasch<\/a> und <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/jonaszimmermann\/\">Jonas Zimmermann<\/a> f\u00fcr die Erg\u00e4nzungen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Durch meinen Wechsel vom DAM-Anbieter zum DAM-Kunden vor f\u00fcnf Jahren habe ich noch einiges dazugelernt \u00fcber die Kriterien bei der Digital Asset Management-Systemauswahl. 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